Техник, завершающий визит к клиенту, менеджер по продажам, принимающий заказ во время встречи, монтажник, которому нужно обновить ход работ, или руководитель, контролирующий сразу несколько бригад. В каждом из этих случаев важная бизнес-деятельность происходит далеко от офиса, но информация, созданная в поле, всё равно должна попадать в системы организации.
На практике многие компании по-прежнему работают с помощью телефонных звонков, сообщений в WhatsApp, бумажных бланков и файлов Excel. Информация передаётся между сотрудниками и отделами, иногда с опозданием, а иногда её приходится вводить заново.
Здесь на помощь приходит разработка бизнес-приложения под заказ, которая позволяет связать выездных сотрудников с управляющими системами, выстроить чёткий рабочий процесс и снизить зависимость от ручной отчётности.
Когда работа идёт в поле, а информация остаётся позади
Возьмём, к примеру, компанию с бригадами монтажа и обслуживания. Каждое утро сотрудники получают список задач, выезжают к клиентам и отчитываются о выполненной работе.
Когда нет цифровой системы, связывающей поле с офисом, могут возникать несколько трудностей:
- Отчёты поступают только в конце рабочего дня.
- Информация о клиентах недоступна сотруднику во время визита.
- Дублирование ввода данных в разные системы.
- Сложность отслеживания хода выполнения задач.
- Отсутствие согласованности между выездными бригадами, сервисом и офисом.
- Задержки в передаче информации для выставления счетов или дальнейшей обработки.
Проблема не обязательно в отсутствии программного обеспечения в организации. Иногда продвинутая система управления уже существует, но она не адаптирована под то, как сотрудники выполняют работу за пределами офиса.
Разработка бизнес-приложения под заказ: как связать выездных сотрудников с офисом?
Разработка бизнес-приложения под заказ позволяет создать рабочую среду, соответствующую роли сотрудника, виду деятельности и существующим процессам организации. Вместо того чтобы полагаться на несколько отдельных инструментов, сотрудник может выполнять ключевые действия через единый интерфейс - в соответствии со своими правами доступа и необходимой ему информацией.
Отчётность и обновление задач в реальном времени
Сотрудник, завершивший монтаж или сервисный визит, может обновить статус задачи прямо с телефона, прикрепить фотографии, добавить заметки и задокументировать выполненные действия.
Когда приложение связано с центральной системой управления, информация может обновляться и в офисе без необходимости повторного ввода.
Так руководители работ получают актуальную картину и видят задачи, ожидающие дальнейшей обработки.
Доступ к информации из любого места
Сервисному сотруднику, приехавшему к клиенту, может понадобиться история обслуживания, данные об оборудовании, рабочие инструкции или соответствующие документы.
Приложение, связанное с системами организации, может показать ему нужную информацию в соответствии с заранее заданными правами доступа.
Прямой доступ к информации сокращает необходимость повторных звонков в офис и позволяет сотруднику принимать более обоснованные решения во время работы.
Цифровое документирование работы
Вместо печатных бланков или сообщений, передаваемых между разными людьми, в приложение можно встроить цифровые формы, подписи клиентов, сканирование документов и фиксацию выполнения.
Информация хранится упорядоченно, и её можно привязать к соответствующему клиенту, проекту или задаче.
Узнайте больше о разработке приложений под заказ.
Разработка приложений под заказ, в том числе для работы без интернета
Одна из существенных сложностей работы за пределами офиса - не всегда есть стабильная сотовая связь.
Сотрудники могут оказаться в подвалах, на стройплощадках, на заводах или в местах с ограниченным доступом к интернету.
Поэтому в рамках разработки приложений под заказ можно также предусмотреть возможность работы в автономном режиме (Offline).
В подходящих случаях приложение может позволить сотруднику просматривать заранее сохранённую информацию, заполнять формы и обновлять задачи даже без активного подключения.
Когда связь восстанавливается, данные синхронизируются с центральной системой. При этом важно заранее продумать, как происходит синхронизация, что происходит, когда одна и та же информация меняется в нескольких местах, и как избежать потери данных или дублирования.
Подключение бизнес-приложений к существующим системам организации
Бизнес-приложение не обязано работать как отдельная, изолированная система. Во многих организациях уже есть CRM, системы управления складом, бухгалтерского учёта, управления задачами или специализированные системы, разработанные за годы.
Настоящая ценность возникает, когда приложение встраивается в существующие рабочие процессы.
Например, менеджер по продажам, оформляющий заказ во время встречи с клиентом, может ввести его в приложении. В зависимости от настроенных интерфейсов и процессов заказ может перейти в систему управления, обновить соответствующих сотрудников и продолжить обрабатываться без дополнительного ручного ввода.
Аналогично, техник, завершивший сервисную задачу, может обновить центральную систему и создать непрерывный рабочий процесс между выездной бригадой и сервисным отделом.
Связь между системами позволяет сократить двойную работу и поддерживать более согласованную информацию на протяжении всего процесса.
Создание бизнес-приложения: когда индивидуальное решение лучше готового приложения?
На рынке есть множество готовых приложений для управления сотрудниками, задачами и выездным обслуживанием. Для части компаний готового решения вполне может быть достаточно.
Но когда у организации есть уникальные рабочие процессы, существующие внутренние системы или сложные требования, универсальное приложение не всегда даёт полный ответ.
Например, компании, управляющей монтажными бригадами, может понадобиться процесс, объединяющий назначение задач, управление оборудованием, документирование работы, подтверждение клиента и обновление бухгалтерской системы.
В таком случае создание бизнес-приложения под заказ позволяет разработать решение вокруг того, как работает организация, вместо того чтобы требовать от сотрудников менять все рабочие процессы под систему.
Что важно проверить перед разработкой приложения для выездных сотрудников?
Перед началом разработки стоит рассмотреть несколько ключевых вопросов:
- Кто будет пользоваться приложением? Техники, монтажники, менеджеры по продажам, руководители или несколько групп пользователей.
- Какие действия должны выполнять сотрудники? Просмотр задач, отчётность, фотографирование, подпись, обновление данных или получение информации.
- К каким системам приложение должно подключаться? К CRM, складу, бухгалтерии или внутреннему ПО.
- Нужна ли работа без интернета? И если да, какие данные должны быть доступны в автономном режиме.
- Как управляются права доступа и безопасность данных? Важно определить, кто может просматривать информацию, обновлять её и выполнять действия.
- Как приложение будет развиваться в будущем? Ожидаются ли новые пользователи, новые процессы или подключения к другим системам.
Правильное определение потребностей позволяет спроектировать систему, подходящую для текущей деятельности, с учётом возможностей расширения в будущем.
OLSI Systems - софтверная компания по разработке бизнес-приложений
Когда бизнес хочет связать своих выездных сотрудников с системами в офисе, задача не сводится к разработке экранов приложения. Необходимо понять рабочие процессы, выявить информацию, которая движется между отделами, и спроектировать решение, встраивающееся в существующие системы.
OLSI Systems - софтверная компания по разработке решений под заказ, работающая с 1995 года и сопровождающая компании и организации в разработке программных систем, адаптированных под их операционные потребности.
Работа включает составление спецификации, разработку, интеграцию с существующими системами и сопровождение в том числе после запуска.
Идёт ли речь о приложении для сервисных сотрудников, руководителей на выезде, менеджеров по продажам или операционных команд, важно, чтобы решение строилось вокруг того, как организация работает на самом деле.
Ведь когда работа происходит и за пределами офиса, деловая информация должна быть доступна и связана везде, где она нужна.
Хотите бизнес-приложение, которое связывает ваших выездных сотрудников с системами в офисе? Самое время увидеть, как разработка приложения под заказ может объединить все части вашей организации в единую рабочую систему.