לא מעט עסקים בישראל עדיין עובדים על מערכת Access, תוכנה ותיקה שפותחה במיוחד עבורם או אוסף של קבצי Excel שהפכו עם השנים למערכת הניהול המרכזית של העסק.
ברוב המקרים המערכת עדיין "עובדת", ולכן נדמה שאין סיבה להשקיע בשינוי.
אבל המציאות העסקית של היום שונה לחלוטין מזו שבה המערכת נבנתה. עובדים מתחברים מרחוק, לקוחות מצפים לשירות מהיר, מערכות צריכות לתקשר זו עם זו בזמן אמת והמידע העסקי הופך למשאב החשוב ביותר בארגון.
השאלה כבר אינה האם המערכת פועלת, אלא האם היא מאפשרת לעסק לצמוח.
אם אתם מזהים אחד או יותר מהסימנים הבאים, ייתכן שהגיע הזמן לבחון שדרוג למערכת Web מודרנית.
1. כל שינוי קטן במערכת הופך לפרויקט
- צריכים להוסיף שדה חדש?
- לבנות דו"ח נוסף?
- לעדכן תהליך עבודה?
במערכת מודרנית אלו בדרך כלל פעולות פשוטות יחסית.
במערכת ותיקה, לעומת זאת, כל שינוי קטן עלול לגרור חשש מפגיעה במודולים אחרים, בקוד שנכתב לפני שנים או בדוחות קיימים.
כאשר המערכת הופכת לקשה לתחזוקה, היא מפסיקה לשרת את העסק ומתחילה להאט אותו.
2. העובדים כבר לא יכולים לעבוד מכל מקום
עסקים עובדים כיום מהמשרד, מהבית, מהשטח ומהטלפון הנייד.
כאשר מערכת הניהול זמינה רק ממחשב מסוים במשרד, או מחייבת חיבורים מורכבים, נוצרים עיכובים מיותרים.
אנשי מכירות אינם יכולים לעדכן נתונים בזמן אמת, מנהלים אינם רואים מידע עדכני והעבודה מתבצעת באמצעות קבצי Excel שנשלחים במייל או בוואטסאפ.
פיתוח מערכת Web מאפשר גישה מאובטחת מכל מקום, מכל מחשב או מכשיר נייד ובהתאם להרשאות שהוגדרו.
3. אתם עובדים פעמיים על אותם נתונים
אחד הסימנים הברורים ביותר למערכת מיושנת הוא עבודה כפולה.
- הזנתם הזמנה במערכת אחת.
- אחר כך הזנתם אותה שוב להנהלת החשבונות.
- אחר כך עדכנתם קובץ Excel.
- ואז שלחתם דיווח נוסף במייל.
מלבד בזבוז הזמן, כל הקלדה נוספת מגדילה את הסיכוי לטעויות.
מערכת מודרנית יודעת להתחבר למערכות נוספות באמצעות API ולהעביר מידע באופן אוטומטי, כך שהנתונים מוזנים פעם אחת בלבד.
4. העסק גדל, אבל המערכת נשארה מאחור
מערכת שנבנתה לפני עשר או חמש עשרה שנים תוכננה בדרך כלל עבור עסק קטן יותר.
עם הזמן נוספו עובדים, לקוחות, מוצרים ותהליכים חדשים, אך המערכת נשארה כמעט כפי שהייתה ביום שבו פותחה.
התוצאה היא מערכת שמתקשה להתמודד עם נפחי מידע גדולים, עם מספר משתמשים גבוה או עם תהליכים עסקיים מורכבים יותר.
במקום לתמוך בצמיחת העסק, היא הופכת למגבלה.
5. אף אחד כבר לא באמת מכיר את המערכת
זה אולי הסימן המסוכן ביותר.
- רק אדם אחד יודע איך המערכת עובדת.
- רק הוא יודע היכן נמצא הקוד.
- רק הוא מסוגל לבצע שינויים.
אם אותו אדם אינו זמין, עוזב את החברה או פשוט כבר לא עוסק בתחום, העסק כולו עלול להישאר ללא יכולת לתחזק את אחת המערכות החשובות ביותר שלו.
מערכת מודרנית צריכה להיות מתועדת, בנויה בצורה מסודרת ולהישען על טכנולוגיות עדכניות שמאפשרות המשך פיתוח גם בעתיד.
למדו עוד על שידרוג מערכת אקסס ישנה
לא חייבים להתחיל הכול מחדש
אחת הטעויות הנפוצות היא לחשוב ששדרוג מערכת מחייב להשליך לפח את כל מה שנבנה לאורך השנים.
בפועל, ברוב המקרים הערך האמיתי נמצא דווקא במה שכבר קיים, הנתונים שנצברו, תהליכי העבודה והלוגיקה העסקית שפיתחתם לאורך השנים.
תהליך נכון של הסבת מערכת ישנה למערכת Web מאפשר לשמר את הידע הזה, להעביר אותו לטכנולוגיה מודרנית ולבנות מערכת מהירה, מאובטחת ונגישה מכל מקום, מבלי לוותר על מה שהעסק כבר השקיע.
כך אנחנו עובדים באולסי מערכות
מאז 1995, חברת אולסי מערכות מפתחת מערכות מידע בהתאמה אישית ומלווה עסקים בתהליכי מודרניזציה של מערכות קיימות.
בין אם מדובר במערכת Access ותיקה, מערכת Legacy, פתרון המבוסס על Excel או מערכת שפותחה במיוחד עבור הארגון לפני שנים, אנחנו בוחנים תחילה את הצרכים העסקיים, ממפים את המערכת הקיימת ורק לאחר מכן מתכננים את תהליך ההסבה.
המטרה אינה רק להחליף טכנולוגיה, אלא ליצור מערכת שתשרת את העסק גם בשנים הבאות, תאפשר צמיחה, אוטומציה וחיבור למערכות נוספות.
אם אתם מרגישים שהמערכת הקיימת כבר מגבילה את העסק, זה בדיוק הזמן לבדוק האם ניתן להסב אותה למערכת Web מודרנית, בלי לאבד את הידע העסקי שצברתם לאורך השנים.
לפתרון ספציפי לעסק שלכם:
צרו קשר ע"י השארת פרטים לחזרה, חייגו אלינו או צרו קשר בווטסאפ
נשמח לעמוד לשרותכם!