מערכות תוכנה אמורות לעזור לעסק לעבוד מהר יותר, לנהל מידע בצורה מסודרת ולחסוך פעולות ידניות. אבל עסקים משתנים עם הזמן: מספר הלקוחות גדל, עובדים נוספים מצטרפים, תהליכי העבודה מתפתחים ונוצר צורך במידע, דוחות וחיבורים שלא היו נחוצים בעבר. מערכת שהתאימה לעסק לפני כמה שנים, לא בהכרח מתאימה לאופן שבו הוא עובד היום. הבעיה היא שלא תמיד מזהים את הפער באופן מיידי. במקום להחליף או לשפר את המערכת, העובדים מוצאים פתרונות זמניים: מוסיפים קובץ Excel, שולחים מידע במייל, מעתיקים נתונים בין מערכות או מבצעים פעולה ידנית, שהייתה יכולה להתבצע באופן אוטומטי. כל פתרון כזה נראה קטן בפני עצמו אבל כאשר הם מצטברים, הם עלולים להעיד שהתוכנה כבר אינה תומכת בתהליך העסקי, אלא מתחילה לעכב אותו.

אז איך יודעים שהגיע הזמן לבדוק מחדש את המערכות בעסק? הנה 7 סימנים שכדאי לשים לב אליהם.

1. העובדים מבצעים יותר מדי פעולות ידניות

אם אותו מידע מוקלד פעמיים, נתונים מועתקים ממערכת אחת לאחרת או שעובד צריך לבצע בכל יום סדרה קבועה של פעולות ידניות, כדאי לבדוק האם התהליך עדיין הגיוני. לא כל פעולה צריכה להיות אוטומטית, אבל פעולות שחוזרות על עצמן בתדירות גבוהה גוזלות זמן וגם מגדילות את הסיכוי לטעויות. לפעמים שינוי קטן בתוכנה, פיתוח של פונקציה נוספת או אוטומציה בין כמה שלבים, יכולים לקצר תהליך שלם.

2. המידע מפוזר בין יותר מדי מקומות

פרטי הלקוחות נמצאים במערכת אחת, נתוני המכירות במערכת אחרת, מסמכים בתיקיות, משימות במייל ונתונים נוספים בקבצי Excel. הבעיה אינה בהכרח בכך שהעסק משתמש במספר מערכות. עסקים רבים זקוקים לכלים שונים עבור פעילויות שונות. הקושי מתחיל כאשר המערכות אינן מתקשרות ביניהן והעובדים צריכים לעבוד בשבילם. במצב כזה קשה יותר לקבל תמונת מצב מלאה, ופעולה פשוטה יכולה לדרוש מעבר בין מספר מסכים ומקורות מידע.

3. כל שינוי קטן בתהליך העבודה מסתבך

עסקים אינם עובדים באותה צורה לנצח. מתווספים שירותים, משתנים תהליכי מכירה, נוצרים תפקידים חדשים ולעיתים משתנה גם הדרך שבה מטפלים בלקוחות. מערכת טובה צריכה להיות מסוגלת להתפתח במידה מסוימת יחד עם העסק. כאשר כל שינוי בתהליך מחייב פתרון עוקף, עבודה ידנית או ויתור על הדרך שבה העסק באמת רוצה לעבוד, ייתכן שנוצר פער בין המערכת לבין הצרכים הנוכחיים.

4. העסק גדל, אבל המערכת נשארה מאחור

מערכת שנבנתה עבור חמישה עובדים ומאות לקוחות עשויה להתנהג אחרת כאשר משתמשים בה עשרות עובדים ומצטברים בה אלפי או עשרות אלפי רשומות. צמיחה יכולה לחשוף מגבלות שלא הורגשו בעבר: זמני תגובה ארוכים, חיפוש מסורבל, קושי בניהול הרשאות, עומס מידע או תהליכים שלא תוכננו להיקף הפעילות הנוכחי. במקרים כאלה הבעיה אינה בהכרח שהמערכת לא עובדת, היא פשוט כבר אינה מתאימה לגודל ולמורכבות של העסק.

5. קובצי Excel מתחילים להפוך למערכות בפני עצמם

Excel הוא כלי שימושי מאוד, ואין סיבה להפסיק להשתמש בו כאשר הוא מתאים למשימה. אבל כדאי לשים לב לרגע שבו קובץ פשוט הופך לחלק קריטי מתהליך העבודה. אם קיימים גיליונות מורכבים שרק עובד אחד יודע לתפעל, גרסאות שונות של אותו קובץ עוברות בין עובדים או שמידע עסקי חשוב מנוהל מחוץ למערכת המרכזית, ייתכן שהקובץ למעשה משלים פונקציונליות שחסרה בתוכנה. זה אחד הסימנים לכך שכדאי לבדוק האם ניתן להעביר את התהליך לסביבה מסודרת יותר.

6. קשה לקבל תמונת מצב אחת של העסק

מנהלים צריכים לקבל החלטות על בסיס מידע. כאשר הפקת דוח דורשת איסוף נתונים מכמה מערכות, חיבור קבצים או המתנה לעובד שירכז את המידע באופן ידני, קבלת ההחלטות הופכת לאיטית יותר. לעיתים המידע כבר קיים בארגון אבל הוא פשוט אינו נגיש בצורה הנכונה. שירותי תוכנה יכולים במקרים כאלה להתמקד דווקא בחיבור מקורות המידע, בניית דוחות מתאימים או יצירת מסך מרכזי שמציג את הנתונים הרלוונטיים למי שצריך אותם.

7. כשהעסק מתאים את עצמו לתוכנה במקום שהתוכנה תתאים לעסק

זה אולי הסימן המשמעותי ביותר. לכל מערכת יש מגבלות, ולעיתים הגיוני להתאים תהליך עבודה לכלי שבו משתמשים. אבל כאשר עובדים משנים שוב ושוב תהליכים עסקיים יעילים רק משום ש"המערכת לא מאפשרת", כדאי לבחון את המצב מחדש. תוכנה היא כלי שאמור לתמוך בדרך שבה העסק עובד. כאשר המגבלות הטכנולוגיות מתחילות לקבוע כיצד העסק יתנהל, עלולה להיווצר פגיעה ביעילות וביכולת להמשיך להתפתח.

לא תמיד צריך להחליף את כל המערכת

זיהוי אחד או יותר מהסימנים האלה אינו אומר בהכרח שצריך למחוק את המערכת הקיימת ולהתחיל מחדש. לפעמים הפתרון הנכון הוא שדרוג של חלק מסוים, הוספת מודול, בניית אוטומציה, חיבור בין מערכות או שינוי של תהליך קיים. במקרים אחרים, כאשר המגבלות עמוקות יותר, ייתכן שיהיה נכון לבחון מערכת חדשה. לכן, לפני שמחליטים על פתרון, חשוב להבין היכן בדיוק נמצא צוואר הבקבוק: האם הבעיה נמצאת בתוכנה עצמה, בחוסר חיבור בין מערכות, בתהליך העבודה או בשילוב ביניהם. עבודה עם חברה לפיתוח תוכנה מאפשרת לבחון את המצב הקיים מנקודת מבט רחבה יותר ולבדוק אילו חלקים כדאי לשמר ואילו דורשים שינוי. במקרים שבהם המערכת הקיימת כבר אינה נותנת מענה מספק, פיתוח תוכנה בהתאמה אישית מאפשרת לבנות את הפתרון סביב תהליכי העבודה והצרכים בפועל, במקום להתאים את העסק למגבלות של מערכת קיימת. קראו עוד על פיתוח תוכנה בהתאמה אישית.

השאלה היא לא רק אם המערכת עובדת

מערכת יכולה לפעול מבחינה טכנית ועדיין לעלות לעסק בזמן, בעבודה ידנית ובהזדמנויות לשיפור שמתפספסות. לכן השאלה שכדאי לשאול מדי פעם אינה רק "האם המערכת עובדת?", אלא בכלל "האם היא עדיין עוזרת לנו לעבוד בצורה הטובה ביותר?". כאשר העובדים מפתחים יותר ויותר פתרונות עוקפים, המידע מתפזר והתהליכים נעשים מסורבלים ככל שהעסק גדל, כדאי לעצור ולבדוק האם הטכנולוגיה עדיין מתאימה למציאות העסקית. אולסי מערכות, בית תוכנה בוטיק, מלווים עסקים בפיתוח ושדרוג מערכות תוכנה, תוך בחינת המערכות הקיימות והתאמת הפתרון לתהליכי העבודה ולצרכים העתידיים של העסק.

יש לכם רעיון לאפליקציה. אתם יודעים איזו בעיה היא אמורה לפתור, למי היא מיועדת ואולי כבר הכנתם רשימה ארוכה של פיצ'רים. אבל רגע לפני שמתחילים לפתח עולה שאלה חשובה: מה באמת צריך להיכנס לגרסה הראשונה?

עבור סטארטאפ, לא תמיד נכון להתחיל מהמוצר המלא. אפשר להתחיל ב-MVP כגרסה ראשונית שמכילה את היכולות המרכזיות של המוצר ומאפשרת להתחיל להשתמש בו, לבחון את הרעיון ולקבל משוב.

האתגר מתחיל כשהרעיון עובד. מצטרפים משתמשים, עולות דרישות חדשות ופתאום האפליקציה הפשוטה צריכה גם מערכת ניהול, הרשאות, סליקה או חיבור למערכות אחרות.

אז איך מתקדמים מ-MVP לאפליקציה מורכבת, ומה כדאי לקחת בחשבון כבר בתחילת הדרך?

מתחילים במה שהמשתמש באמת צריך

לפני שמתחילים לכתוב קוד, צריך להבין מהי הפעולה המרכזית שהאפליקציה אמורה לאפשר למשתמש לבצע.

בואו נניח שמפתחים אפליקציה להזמנת שירות. בגרסה הראשונה ייתכן שהמשתמש צריך רק להירשם, לבחור שירות, להזמין מועד ולקבל אישור. אין בהכרח צורך להוסיף כבר עכשיו כל דוח, אוטומציה או אפשרות ניהול שאולי תידרש בעתיד.

באולסי תהליך פיתוח אפליקציות מתחיל בהבנת הצורך, המשתמשים ואופן העבודה של האפליקציה. המטרה היא להגדיר מה צריך לפתח לפני שמתחילים בפיתוח עצמו.

למדו עוד על פיתוח אפליקציה.

מה קורה כשה-MVP מתחיל לצמוח?

נחזור לאותה אפליקציה להזמנת שירות. עם הזמן העסק גדל, ועכשיו כבר צריך לאפשר לעובדים שונים לקבל משימות, לתת למנהל הרשאות אחרות, לשלוח התראות ללקוחות, לבצע תשלום באפליקציה ולהעביר מידע למערכת הניהול של החברה.

כאן אנחנו כבר נכנסים לעולם של פיתוח אפליקציות מורכבות, שבו האפליקציה שהלקוח רואה בטלפון היא רק חלק ממערכת רחבה יותר.

מאחוריה יכולים לפעול בסיס נתונים, מערכת ניהול, לוגיקה עסקית, הרשאות וחיבורים למערכות ושירותים חיצוניים.

לכן כשמחפשים בית תוכנה אפליקציות, כדאי לחשוב לא רק על הגרסה הראשונה, אלא גם על היכולת של אותו צוות להמשיך לפתח את המוצר כאשר הדרישות משתנות.

מה כדאי לדעת כבר בשלב ה-MVP?

אי אפשר לדעת מראש אילו פיצ'רים המשתמשים יבקשו בעוד שנה, וגם אין צורך לנסות לנחש הכול.

אבל אם כבר ידוע שהמוצר צפוי לכלול בהמשך כמה סוגי משתמשים, מערכת ניהול, חיבור ל-CRM או ERP, סליקה או עבודה עם כמויות גדולות יותר של מידע, כדאי שהדברים יהיו על השולחן כבר בשלב האפיון.

המשמעות אינה שצריך לפתח אותם באופן מיידי, המטרה היא שהצוות שמפתח את הגרסה הראשונה יבין לא רק מה המוצר צריך לעשות היום, אלא גם לאן הסטארטאפ מתכנן לקחת אותו.

עבור חברות טכנולוגיה, האתגר הזה משמעותי במיוחד. לקריאה על פיתוח תוכנה עבור חברות הייטק.

למה חשוב מי מפתח את האפליקציה?

סטארטאפ מטבעו משתנה תוך כדי תנועה. פידבק ממשתמשים יכול לשנות פיצ'ר, לקוח גדול יכול להעלות דרישה חדשה והמודל העסקי עצמו יכול להתפתח. באופן טבעי מערכת היחסים עם בית התוכנה לא בהכרח מסתיימת בהשקת הגרסה הראשונה.

אולסי מערכות היא בית תוכנה בוטיק הפועל מאז 1995, המתמחה בפיתוח תוכנה ובפיתוח אפליקציות בהתאמה אישית לצורכי הלקוח. העבודה נעשית בקשר ישיר עם אנשי המקצוע שמפתחים את המערכת, ללא שכבת אנשי מכירות באמצע, והליווי ממשיך גם לאחר העלייה לאוויר, עם אפשרות לתחזק, לשפר ולהרחיב את האפליקציה בהתאם לצרכים שעולים בהמשך.

עסקים רבים מתחילים לנהל לקוחות ולידים באמצעות Excel, מיילים, מסמכים ומערכות שונות. כל עוד הפעילות מצומצמת, זה יכול לעבוד. אבל כשהעסק גדל, מגיע הרגע שבו המידע מתפזר, קשה לעקוב אחר פניות, משימות נופלות בין הכיסאות והצוות מבזבז זמן על פעולות שאפשר היה לבצע בצורה פשוטה ואוטומטית יותר.

מערכת CRM אמורה לפתור בדיוק את הבעיות האלה. אבל מה קורה כאשר גם מערכת CRM מוכנה דורשת מהעסק לשנות את צורת העבודה שלו כדי להתאים למערכת?

כאן נכנסת האפשרות של פיתוח מערכת CRM בהתאמה אישית, מערכת שנבנית בהתאם לתהליכי העבודה של העסק, למידע שהוא מנהל ולדרך שבה העובדים באמת משתמשים בו.

מערכת CRM מוכנה או פיתוח בהתאמה אישית?

קיימות בשוק מערכות CRM שמספקות פתרון טוב לעסקים רבים, כאשר תהליך המכירה פשוט והצרכים סטנדרטיים יחסית, מערכת מדף עשויה להספיק.

האתגר מתחיל כאשר לעסק יש תהליכים ייחודיים.

לדוגמה, חברה שבה ליד עובר מספר שלבים לפני הפיכתו ללקוח, עסק שזקוק להרשאות שונות עבור מחלקות ועובדים, או ארגון שבו מערכת ה-CRM צריכה לעבוד יחד עם אתר האינטרנט, מערכת ERP, הנהלת חשבונות או מערכת פנימית אחרת.

במקרים כאלה, במקום להתאים את העסק למגבלות התוכנה, ניתן לבחור בפיתוח מערכת CRM בהתאמה אישית, שנבנית סביב תהליכי העבודה והצרכים הייחודיים של העסק.

מה אפשר לכלול במערכת CRM בהתאמה אישית?

אחד היתרונות המשמעותיים של פיתוח מערכת CRM הוא שהמערכת אינה מגיעה כתבנית קבועה מראש. ניתן להגדיר את המסכים, התהליכים והיכולות בהתאם לצורך האמיתי של הארגון.

המערכת יכולה לכלול, בין היתר:

• ניהול לידים ופניות ממספר מקורות
• ניהול לקוחות ואנשי קשר
• תהליכי מכירה המותאמים לעסק
• משימות ותזכורות
• הרשאות לפי עובדים, תפקידים ומחלקות
• דוחות ומסכי ניהול ייעודיים
• אוטומציות לתהליכים שחוזרים על עצמם
• חיבור לאתר ולמערכות חיצוניות
• אינטגרציה עם ERP, הנהלת חשבונות ומערכות פנים-ארגוניות
• אפשרות להוסיף יכולות ופונקציות חדשות ככל שהעסק מתפתח

כך מתקבלת מערכת שמרכזת את המידע במקום אחד, אבל חשוב מכך, תומכת בתהליך העבודה במקום להכתיב אותו.

פיתוח מערכת CRM מתחיל בהבנת העסק

מערכת טובה לא מתחילה מהקוד, היא מתחילה בהבנה של הדרך שבה העסק עובד.

לכן, לפני שמתחילים בבניית מערכת CRM, חשוב להבין אילו תהליכים קיימים כיום, היכן נוצרים עיכובים, איזה מידע העובדים צריכים לראות, אילו פעולות מתבצעות שוב ושוב ומה ניתן לפשט או להפוך לאוטומטי.

באולסי מערכות, בית תוכנה בוטיק, תהליך הפיתוח נעשה בהתאמה אישית לצורכי הלקוח. במקום לקחת מוצר קיים ולנסות להתאים אליו את העסק, המטרה היא לבנות פתרון שמתאים לתהליכים, למשתמשים ולדרישות הספציפיות של הארגון.

הניסיון של אולסי בבניית מערכות CRM ובפיתוח מערכות עסקיות מאפשר להסתכל לא רק על הדרישה הטכנולוגית, אלא גם על תהליך העבודה שמאחוריה ולבנות מערכת שתהיה נוחה לשימוש ותוכל להמשיך להתפתח בהתאם לצורכי העסק.

מי שמפתח את המערכת מדבר איתכם

בפרויקט תוכנה, לתקשורת בין הלקוח לבין מי שבונה בפועל את המערכת יש משמעות גדולה.

באולסי אין צורך להעביר את הדרישות דרך שכבות של אנשי מכירות לפני שהן מגיעות לאדם שכותב את הקוד. הלקוח מתקשר ישירות עם אנשי המקצוע שמפתחים את המערכת ומכירים את הפרויקט לעומק.

התקשורת הישירה מאפשרת להבין טוב יותר את הצורך העסקי, לקבל החלטות מהר יותר ולבצע שינויים והתאמות תוך כדי העבודה, מבלי שהמידע יעבור דרך מספר גורמים בדרך.

כך נוצר תהליך פיתוח אישי וישיר יותר, שבו האנשים שאחראים על הפתרון הטכנולוגי מעורבים גם בהבנת הצורך העסקי שמאחוריו.

הקשר עם אולסי לא מסתיים עם סיום הפיתוח ולאחר עליית המערכת לאוויר ניתן להמשיך לקבל מאיתנו ליווי ותמיכה טכנית שוטפת.

למדו עוד על שירות הליווי והתמיכה השוטף שלנו.

מה קורה אחרי שהמערכת עולה לאוויר?

השקת המערכת אינה סוף התהליך.

עסקים משתנים. עובדים מצטרפים, תהליכי מכירה מתפתחים, שירותים חדשים מתווספים ונוצרים צרכים שלא היו קיימים בתחילת הפרויקט. לכן מערכת CRM טובה צריכה להיות מסוגלת להשתנות יחד עם הארגון.

אולסי מספקת ליווי ותמיכה טכנית שוטפת גם לאחר הקמת המערכת. כאשר עולה צורך בשינוי, הרחבה, חיבור למערכת נוספת או התאמת תהליך קיים, יש מי שמכיר את המערכת ואת הקוד ויכול להמשיך לפתח אותה. זהו יתרון משמעותי במיוחד במערכת בהתאמה אישית.

מערכת CRM שנבנית סביב העסק שלכם

בחירה בין מערכת מדף לבין פיתוח מערכת CRM בהתאמה אישית תלויה במורכבות הפעילות ובצרכים של העסק. כאשר התהליכים ייחודיים, המידע מפוזר בין מספר מקומות או שמערכות קיימות כבר מגבילות את העבודה, מערכת מותאמת יכולה להפוך לכלי עבודה מרכזי שמחבר בין אנשים, מידע ותהליכים.

המטרה היא לא רק לבנות עוד מערכת CRM, אלא ליצור מערכת שמתאימה לדרך שבה העסק שלכם עובד היום ויכולה להתפתח יחד אתו גם בעתיד.

צריכים מערכת CRM שמתאימה לתהליכי העבודה שלכם? בואו נדבר ונבדוק יחד איך אפשר לבנות עבורכם מערכת שמתאימה בדיוק לצרכים של העסק.

לקריאה נוספת על פיתוח מערכת CRM בהתאמה אישית לעסק שלך באולסי

לפתרון ספציפי לעסק שלכם:

צרו קשר ע"י השארת פרטים לחזרה, חייגו אלינו או צרו קשר בווטסאפ

נשמח לעמוד לשרותכם!