מערכת Foodcost מאפשרת תכנון ושיפור של עלויות המזון, ומובילה בתוך זמן קצר להתייעלות ולהגברת הרווחיות של העסקים.
אחד הגורמים המרכזיים המשפיעים על הרווחיות בעסקי המזון הוא נושא עלויות המזון (food cost). בשל חלקן הגדול של עלויות המזון בסך הכולל של עלויות העסק (בין 30 ל 40 אחוז), קיימת חשיבות מכרעת לתכנון ושיפור מתמידים של מערך רכש המזון, הן בשלב ההקמה והן בשלב התפעול של העסק.
דברים אלו רלוונטיים לעסקי מזון קטנים יחסית כמו בית קפה או מסעדה, ונכונים שבעתיים בעסקים גדולים כמו אולמות אירועים וחברות קייטרינג. עלויות המזון הן אחד משני המרכיבים (יחד עם עלות הצוות) שללא שליטה עליהם לא תושג שליטה על הוצאות העסק, ומכאן גם על היכולת להרוויח מהעסק.
מערכת Foodcost, פיתוח חדש של בית התוכנה אולסי מערכות הפועל מ-1995 , מסייעת לאולמות אירועים וחברות קייטרינג לתכנן ולשפר את עלויות המזון שלהם. כל שנדרש מהמשתמש הוא להזין פעם אחת את כל סוגי האירועים הנערכים בעסק, טבלת סוגי מנות וטבלת מנות אפשריות לכל קטגוריה. מכאן ואילך, עבור כל אירוע, על המשתמש רק להזין את התפריט הנבחר לאירוע – בין אם ידנית או דרך אקסל או מערכת אחרת. המערכת יודעת לתרגם את מספר האורחים – ילדים ומבוגרים – בצורה אוטומטית ועל פי הנוסחאות שהוגדרו מראש למחיר עלות הנדרשת בכל מנה ומנה, וכן למחיר עלות כולל מוערך של המזון לאירוע כולו. בהתאם לכך תועבר למטבח רשימת כמויות. עם תום האירוע ניתן להזין במערכת את מספר האורחים שהגיעו בפועל ואת מספר המנות, והמערכת מחשבת את העלות הסופית והאמתית של המזון באירוע וכמובן את הרווח או ההפסד של העסק בעקבות האירוע.
התוכנה מכילה מחולל דוחות המאפשר להפיק דוחות סטטיסטיים ברמת מנה, אירוע, סוג אירוע וחתך תאריכים. באמצעות הדוחות יכול המשתמש לנתח את עלויות המזון על סמך החתכים שהגדיר ולהשוות לעלויות שנרשמו באירועים קודמים. בכך מתאפשרים זיהוי חריגות וחישוב רווח והפסד, ועל סמך נתונים אלו יכול מפעיל התוכנה לעדכן את מקדם החישוב לכמות של כל מנה ומנה (כמובן, כל טבלאות המערכת ניתנות לעדכון ועריכה) ובכך לשפר את הרווחיות באירועים הבאים. כך מתגבש בתוך זמן קצר תהליך מובנה, חסכוני ויעיל של רכישת חומרי הגלם והכנת המזון לאירועים.
השימוש במערכת, המותאמת הן למשתמש בודד והן למספר משתמשים, מונע טעויות בחישוב כמויות המזון וטעויות הקלדה, ואפשרויות המעקב והעדכון המתמידים מסייעות להשיג חיסכון בזמן ובחומרי גלם ולצמצם את עלויות המזון לאירוע. התוצאה היא מקסום הרווחים שמניב העסק מן האירועים, כך שעלות המערכת מוחזרת לאחר תכנון מספר אירועים בלבד.
